Источником изучения родословной семьи в ОКУ «ГАЛО» являются книги регистрации актовых записей о рождении, браке, разводе, смерти.
После 1918 года функции церквей по учету и регистрации актов гражданского состояния перешли к исполнительным комитетам в городах, а в сельской местности к сельским Советам или волостным исполнительным комитетам.
Метрические книги были отменены и заменены на актовые (или реестровые) книги регистрации актов гражданского состояния. К сожалению, состояние книг оставляет желать лучшего — единой формы ведения записей и специальных бланков не существовало, за редким исключением, записи велись неаккуратно, порой на подручных материалах.
Книги регистрации переданы на постоянное хранение в ОКУ «ГАЛО» из районных отделов ЗАГС Липецкой области за 1918-1925 гг., частично за 1926 г.
В книге регистрации актовых записей о рождении указывались:
- номер записи общий, номер для мужского пола, номер для женского пола;
- число, месяц, год совершения записи;
- пол ребенка;
- фамилия и имя ребенка;
- число, месяц, год рождения;
- место рождения;
- сведения о родителях: ФИО, возраст, постоянное местожительство, род занятий, который ребенок у данных родителей по числу родившихся, по числу оставшихся в живых;
- кем сделано заявление о рождении ребенка;
- особые примечания;
- подписи лиц, сделавших заявление;
- подписи должностных лиц, совершивших запись.
В книге регистрации актовых записей о браке указывались: - номер записи;
- число, месяц, год заключения брака;
- ФИО жениха, невесты;
- возраст жениха, невесты;
- постоянное местожительство жениха, невесты;
- род занятий жениха, невесты;
- семейное положение жениха, невесты;
- в который по счету брак вступает жених, невеста;
- фамилия, которой желают именоваться брачующиеся;
- особые примечания;
- подписи жениха и невесты с собственноручным заявлением о добровольном вступлении в брак.
В книге регистрации актовых записей о разводе указывались: - номер записи;
- число, месяц, год совершения записи;
- на каком основании сделана запись – по взаимной ли просьбе супругов или постановлением суда;
- сведения о муже и жене: ФИО, возраст, постоянное местожительство, род занятий;
- место совершения расторжения брака;
- сколько всего детей произошло от расторгаемого брака и сколько из них в живых;
- какие дети будут при матери, какие при отце, по соглашению родителей или постановлением суда;
- фамилии, которыми желают именоваться разводящиеся;
- особые примечания;
- подписи разводящихся;
- подписи должностных лиц, совершивших запись.
В книге регистрации актовых записей о смерти указывались: - номер записи общий, номер для мужского пола, номер для женского пола;
- число, месяц, год совершения записи;
- пол умершего;
- ФИО умершего;
- возраст умершего;
- число, месяц, год смерти;
- место смерти;
- постоянное местожительство умершего;
- род занятий;
- семейное положение умершего;
- причина смерти;
- ФИО врача, выдавшего свидетельство, его местожительство и номер свидетельства;
- кем сделано заявление о смерти;
- место погребения;
- особые примечания;
- подпись лица, сделавшего заявление;
- подпись должностных лиц, совершивших запись.
