Схема НСА

Справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат)

 к архивным документам Областного казенного учреждения

 «Государственный архив Липецкой области»  (ОКУ «ГАЛО»)                                                                                                        

          Справочно-поисковые средства (система научно-справочного аппарата) – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой научно-методической основе, предназначенных для поиска и использования архивных документов и содержащейся в них информации.

Справочно-поисковые средства архива (приложения 1, 2) включают:

  1. Краткий справочник  по фондам Государственного архива Липецкой области, 1986     
  2. Путеводитель по фондам   ОКУ «ГАЛО», 2013
  3. Описи дел
  4. Указатели к описям (внутрифондовые)
  5. Каталоги
  6. Список фондов  ОКУ «ГАЛО»
  7. Межфондовые указатели
  8. Картотека фондов учреждений-источников комплектования ОКУ «ГАЛО»
  9. Тематические обзоры, тематические перечни и подборки документов по определенным темам
  10. Автоматизированные базы данных

                                                                                                              Приложение 2

Пояснения к Схеме справочно-поисковых средств к архивным

 документам ОКУ «ГАЛО» и поиска документной информации

1. Краткий справочник по фондам Государственного архива Липецкой области. — Воронеж, 1986.

            Включает сведения о составе документов архива за 1775-1978 годы (355 характеристик на 1055 фондов). Состоит из двух частей: первая – фонды досоветского периода, вторая – советского, расположенные по производственно-отраслевому принципу в соответствующих разделах и подразделах. К справочнику прилагаются список неаннотированных фондов и справка об административно-территориальном делении Липецкой области (1954-1978 гг.).

             2. Государственный архив Липецкой области. Путеводитель. — Липецк, 2013

            Путеводитель содержит сведения о составе и содержании всех фондов архива по учетным данным на 01.01.2013 года  с хронологическими границами от 1649 по 2012 год и дает пользователю первую общую информацию для поиска. С его помощью можно получить необходимые сведения о каждом фонде архива: наименование, справочные данные (номер, объем фонда, крайние даты включенных в него документов),  краткую историческую справку об учреждении-фондообразователе, характеристика состава и содержания включенных в него документов.

 Путеводитель состоит из двух частей: фонды досоветского периода; фонды советского и постсоветского периодов. Построен по производственно-отраслевому принципу. В пределах отраслевых групп фонды сгруппированы по однотипности учреждений, организаций и предприятий, по признаку ведомственного подчинения, по масштабу деятельности фондообразователя. В самостоятельный раздел выделена характеристика фондов личного происхождения.

Приложения к путеводителю включают:

— список неаннотированных фондов; 

— справку об административно-территориальном делении Липецкой области (1918-1992 гг.)

— справку о составе и содержании фотодокументов;

 — указатели учреждений, предприятий и организаций досоветского, советского и постсоветского периодов;

— указатель фондов, включенных в путеводитель.

3. Описи дел.   

 Архивная опись дел, документов — архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и их учета. Архивная опись состоит из описательных статей единиц хранения (единиц учета), итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.  В справочный аппарат описи  входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи); указатели. Осуществляя функцию учета, опись, с одной стороны, фиксирует каждую единицу хранения, а с другой – всю совокупность единиц хранения в целом. С помощью порядковых номеров закрепляется место каждой единицы хранения в составе описи, а в итоговой записи отражается общее количество единиц хранения в описи.

 В госархиве проводится планомерная работа по переработке описей, не отвечающих нормативным требованиям   поиска и учета архивных документов, которая способствует повышению информативности архивных описей, расширению их поисковых возможностей. От качества составления архивных описей зависит уровень развития всех средств поиска информации в архивах. 

         Переработанные описи в электронной форме находятся в открытом доступе  на сайте ОКУ «ГАЛО»  в разделе  «Электронные описи».

       4. Указатели к описям (внутрифондовые):

        — географические (географическо-хронологические);

        — именные;

        — специальные предметные (по видам документов).

           В открытом доступе находятся   на сайте ОКУ ГАЛО в разделе  «Электронные описи».

            5. Каталоги.

            Каталоги – архивные справочники, с помощью которых пользователь получает сведения о содержании архивных документов, сгруппированных по предметно-тематическому признаку.  

            В систему каталогов ОКУ «ГАЛО» входят систематический, именной, каталог по истории госучреждений, фотокаталог.   

При поиске каталоги дают ссылку непосредственно на дело, документ.

Находятся   в отделе НСА. Требуемую информацию пользователь может получить у специалистов читального зала и отдела НСА.

6.  Список фондов Областного казенного учреждения «Государственный архив Липецкой области» — содержит сведения о номере и названии всех фондов архива,   расположенных в списке по порядку номеров. Находится в БД ПК «Архивный фонд», отделе НСА и читальном зале, может быть предоставлен по требованию пользователя.

7.  Межфондовые указатели:

 —   «Метрические книги православных церквей» (географическо-хронологический). 

      Указатель  содержит информацию обо всех находящихся на хранении в ОКУ ГАЛО метрических книгах, исповедных ведомостях и брачных обысках   православных  церквей (метрических книг иных религиозных конфессий на хранение в архиве не поступали).

   Основной принцип систематизацииалфавитный(по алфавиту наименований районов современной Липецкой области и других областей, далее по алфавиту наименований населенных пунктов, в которых находились церкви, если в населенном пункте несколько церквей – по алфавиту наименований церквей).

 Информация  в указателе представлена в виде таблицы и содержит следующие сведения:

 — название населенного пункта, в котором находилась церковь (указаны все    установленные варианты названий);  

           -принадлежность конкретного населенного пункта к административно-территориальной  единице (район, область; уезд, губерния):  т.к. поиск ведется исходя из современной  административно-территориальной принадлежности населенного пункта,  они  сгруппированы по разделам —   наименованиям  современных районов Липецкой области, далее —  других областей (Воронежской, Орловской, Рязанской, Тамбовской);     

— название церкви;  

— поисковые данные: номер  фонда,  описи;

— годы записи:   метрических книг (по каждому фонду отдельно),  далее — исповедных ведомостей, брачных обысков (если  они имеются).

— в примечании  сделаны отсылки (где удалось установить) к  соотнесенности конкретного населенного пункта к приходу, в который он входил до момента освящения в нем самостоятельного прихода.

—  «Ревизские сказки» (географическо-хронологический).   

Указатель  содержит информацию   обо всех находящихся на хранении в архиве ревизских сказках на уровне населенных пунктов.

Основной принцип систематизацииалфавитный(по алфавиту  уездов  разных губерний), далее — по алфавиту наименований населенных пунктов.

Информация  в указателе представлена в виде таблицы и содержит следующие сведения:

—  название населенного пункта;          

-0принадлежность конкретного населенного пункта к административно-территориальной  единице (уезд, губерния (наместничество).   

— сословная принадлежность (крестьяне (помещичьи, экономические), однодворцы, купцы, священноцерковнослужители и др.);

—  годы записи;

—  поисковые данные: номера  фонда,  описи, дела, листов.  

8. Картотека фондов учреждений-источников комплектования ОКУ «ГАЛО» —  содержит сведения об учреждениях – источниках комплектования архива с указанием места их нахождения,   наличия в них описей дел с объемами  и крайними датами включенных дел. Карточки расположены по отраслевым системам учреждений. Находится в архивном отделе комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства.

9.   Тематические обзоры, тематические перечни документов, подборки документов    составляются по инициативе самого архива или в ответ на запрос пользователя и содержат сведения об отдельных комплексах архивных документов со ссылками на номера фондов, описей, дел, листов для осуществления поиска документной информации. Находятся в отделе использования и публикации документов. 

10. Архив располагает также архивными справочниками, которые ведутся в автоматизированном виде и обеспечивают многоаспектный поиск и более оперативное предоставление документной информации:

10.1. Учетная БД ПК «Архивный фонд» — представляет собой автоматизированный комплекс, обеспечивающий создание информационно-поискового массива о составе  и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата на уровне фонда и описи, единицы хранения, что позволяет осуществлять информационное обеспечение функций государственного учета, контроль за сохранением документов, состоянием НСА.

10.2. Тематические БД:

«Администрация» — содержит информацию о решениях и постановлениях органов власти Липецкой области;

«Земля» — содержит сведения о предоставлении в бессрочное пользование земельных участков гражданам;

«Награды» (1954-1957 гг.) – содержит информацию о жителях Липецкой области, награжденных орденами и медалями СССР и РСФСР;

«Награды материнства» — содержит информацию о жителях Липецкой области, награжденных орденами «Материнская слава», медалями «Медаль материнства» всех степеней, а также званием «Мать-героиня»;

«Репрессированные» — содержит данные о гражданах, пострадавших от политических репрессий 30-50-х годов XX в. и реабилитированных;

«Наследственные дела» — содержит сведения о регистрации нотариальными конторами дел о наследстве граждан;

«Фотокаталог» —  содержит электронные копии и информацию о фотодокументах, находящихся в личных фондах архива;

 —   Электронные каталоги:

— «Каталог по истории госучреждений» — содержит информацию о    создании,  реорганизации,  ликвидации, переименовании учреждений, организаций и предприятий, об изменениях в структуре и подчиненности;

— « Именной каталог» (в настоящее время вносится информация по фонду Ф.168 Елецкий нотариальный архив)

Тематические базы данных представляют справочные данные о документах со ссылками на номера фонда, описи дел, единицы хранения, листов документа. Пользователи могут осуществлять поиск  необходимой информации по ТБД с помощью специалиста в читальном зале или самостоятельно.