Справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат)
к архивным документам Областного казенного учреждения
«Государственный архив Липецкой области» (ОКУ «ГАЛО»)
Справочно-поисковые средства (система научно-справочного аппарата) – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой научно-методической основе, предназначенных для поиска и использования архивных документов и содержащейся в них информации.
Справочно-поисковые средства архива (приложения 1, 2) включают:
- Краткий справочник по фондам Государственного архива Липецкой области, 1986
- Путеводитель по фондам ОКУ «ГАЛО», 2013
- Описи дел
- Указатели к описям (внутрифондовые)
- Каталоги
- Список фондов ОКУ «ГАЛО»
- Межфондовые указатели
- Картотека фондов учреждений-источников комплектования ОКУ «ГАЛО»
- Тематические обзоры, тематические перечни и подборки документов по определенным темам
- Автоматизированные базы данных
Приложение 2
Пояснения к Схеме справочно-поисковых средств к архивным
документам ОКУ «ГАЛО» и поиска документной информации
1. Краткий справочник по фондам Государственного архива Липецкой области. — Воронеж, 1986.
Включает сведения о составе документов архива за 1775-1978 годы (355 характеристик на 1055 фондов). Состоит из двух частей: первая – фонды досоветского периода, вторая – советского, расположенные по производственно-отраслевому принципу в соответствующих разделах и подразделах. К справочнику прилагаются список неаннотированных фондов и справка об административно-территориальном делении Липецкой области (1954-1978 гг.).
2. Государственный архив Липецкой области. Путеводитель. — Липецк, 2013
Путеводитель содержит сведения о составе и содержании всех фондов архива по учетным данным на 01.01.2013 года с хронологическими границами от 1649 по 2012 год и дает пользователю первую общую информацию для поиска. С его помощью можно получить необходимые сведения о каждом фонде архива: наименование, справочные данные (номер, объем фонда, крайние даты включенных в него документов), краткую историческую справку об учреждении-фондообразователе, характеристика состава и содержания включенных в него документов.
Путеводитель состоит из двух частей: фонды досоветского периода; фонды советского и постсоветского периодов. Построен по производственно-отраслевому принципу. В пределах отраслевых групп фонды сгруппированы по однотипности учреждений, организаций и предприятий, по признаку ведомственного подчинения, по масштабу деятельности фондообразователя. В самостоятельный раздел выделена характеристика фондов личного происхождения.
Приложения к путеводителю включают:
— список неаннотированных фондов;
— справку об административно-территориальном делении Липецкой области (1918-1992 гг.)
— справку о составе и содержании фотодокументов;
— указатели учреждений, предприятий и организаций досоветского, советского и постсоветского периодов;
— указатель фондов, включенных в путеводитель.
3. Описи дел.
Архивная опись дел, документов — архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и их учета. Архивная опись состоит из описательных статей единиц хранения (единиц учета), итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. В справочный аппарат описи входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи); указатели. Осуществляя функцию учета, опись, с одной стороны, фиксирует каждую единицу хранения, а с другой – всю совокупность единиц хранения в целом. С помощью порядковых номеров закрепляется место каждой единицы хранения в составе описи, а в итоговой записи отражается общее количество единиц хранения в описи.
В госархиве проводится планомерная работа по переработке описей, не отвечающих нормативным требованиям поиска и учета архивных документов, которая способствует повышению информативности архивных описей, расширению их поисковых возможностей. От качества составления архивных описей зависит уровень развития всех средств поиска информации в архивах.
Переработанные описи в электронной форме находятся в открытом доступе на сайте ОКУ «ГАЛО» в разделе «Электронные описи».
4. Указатели к описям (внутрифондовые):
— географические (географическо-хронологические);
— именные;
— специальные предметные (по видам документов).
В открытом доступе находятся на сайте ОКУ ГАЛО в разделе «Электронные описи».
5. Каталоги.
Каталоги – архивные справочники, с помощью которых пользователь получает сведения о содержании архивных документов, сгруппированных по предметно-тематическому признаку.
В систему каталогов ОКУ «ГАЛО» входят систематический, именной, каталог по истории госучреждений, фотокаталог.
При поиске каталоги дают ссылку непосредственно на дело, документ.
Находятся в отделе НСА. Требуемую информацию пользователь может получить у специалистов читального зала и отдела НСА.
6. Список фондов Областного казенного учреждения «Государственный архив Липецкой области» — содержит сведения о номере и названии всех фондов архива, расположенных в списке по порядку номеров. Находится в БД ПК «Архивный фонд», отделе НСА и читальном зале, может быть предоставлен по требованию пользователя.
7. Межфондовые указатели:
— «Метрические книги православных церквей» (географическо-хронологический).
Указатель содержит информацию обо всех находящихся на хранении в ОКУ ГАЛО метрических книгах, исповедных ведомостях и брачных обысках православных церквей (метрических книг иных религиозных конфессий на хранение в архиве не поступали).
Основной принцип систематизации – алфавитный(по алфавиту наименований районов современной Липецкой области и других областей, далее по алфавиту наименований населенных пунктов, в которых находились церкви, если в населенном пункте несколько церквей – по алфавиту наименований церквей).
Информация в указателе представлена в виде таблицы и содержит следующие сведения:
— название населенного пункта, в котором находилась церковь (указаны все установленные варианты названий);
-принадлежность конкретного населенного пункта к административно-территориальной единице (район, область; уезд, губерния): т.к. поиск ведется исходя из современной административно-территориальной принадлежности населенного пункта, они сгруппированы по разделам — наименованиям современных районов Липецкой области, далее — других областей (Воронежской, Орловской, Рязанской, Тамбовской);
— название церкви;
— поисковые данные: номер фонда, описи;
— годы записи: метрических книг (по каждому фонду отдельно), далее — исповедных ведомостей, брачных обысков (если они имеются).
— в примечании сделаны отсылки (где удалось установить) к соотнесенности конкретного населенного пункта к приходу, в который он входил до момента освящения в нем самостоятельного прихода.
— «Ревизские сказки» (географическо-хронологический).
Указатель содержит информацию обо всех находящихся на хранении в архиве ревизских сказках на уровне населенных пунктов.
Основной принцип систематизации – алфавитный(по алфавиту уездов разных губерний), далее — по алфавиту наименований населенных пунктов.
Информация в указателе представлена в виде таблицы и содержит следующие сведения:
— название населенного пункта;
-0принадлежность конкретного населенного пункта к административно-территориальной единице (уезд, губерния (наместничество).
— сословная принадлежность (крестьяне (помещичьи, экономические), однодворцы, купцы, священноцерковнослужители и др.);
— годы записи;
— поисковые данные: номера фонда, описи, дела, листов.
8. Картотека фондов учреждений-источников комплектования ОКУ «ГАЛО» — содержит сведения об учреждениях – источниках комплектования архива с указанием места их нахождения, наличия в них описей дел с объемами и крайними датами включенных дел. Карточки расположены по отраслевым системам учреждений. Находится в архивном отделе комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства.
9. Тематические обзоры, тематические перечни документов, подборки документов составляются по инициативе самого архива или в ответ на запрос пользователя и содержат сведения об отдельных комплексах архивных документов со ссылками на номера фондов, описей, дел, листов для осуществления поиска документной информации. Находятся в отделе использования и публикации документов.
10. Архив располагает также архивными справочниками, которые ведутся в автоматизированном виде и обеспечивают многоаспектный поиск и более оперативное предоставление документной информации:
10.1. Учетная БД ПК «Архивный фонд» — представляет собой автоматизированный комплекс, обеспечивающий создание информационно-поискового массива о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата на уровне фонда и описи, единицы хранения, что позволяет осуществлять информационное обеспечение функций государственного учета, контроль за сохранением документов, состоянием НСА.
10.2. Тематические БД:
— «Администрация» — содержит информацию о решениях и постановлениях органов власти Липецкой области;
— «Земля» — содержит сведения о предоставлении в бессрочное пользование земельных участков гражданам;
— «Награды» (1954-1957 гг.) – содержит информацию о жителях Липецкой области, награжденных орденами и медалями СССР и РСФСР;
— «Награды материнства» — содержит информацию о жителях Липецкой области, награжденных орденами «Материнская слава», медалями «Медаль материнства» всех степеней, а также званием «Мать-героиня»;
— «Репрессированные» — содержит данные о гражданах, пострадавших от политических репрессий 30-50-х годов XX в. и реабилитированных;
— «Наследственные дела» — содержит сведения о регистрации нотариальными конторами дел о наследстве граждан;
— «Фотокаталог» — содержит электронные копии и информацию о фотодокументах, находящихся в личных фондах архива;
— Электронные каталоги:
— «Каталог по истории госучреждений» — содержит информацию о создании, реорганизации, ликвидации, переименовании учреждений, организаций и предприятий, об изменениях в структуре и подчиненности;
— « Именной каталог» (в настоящее время вносится информация по фонду Ф.168 Елецкий нотариальный архив)
Тематические базы данных представляют справочные данные о документах со ссылками на номера фонда, описи дел, единицы хранения, листов документа. Пользователи могут осуществлять поиск необходимой информации по ТБД с помощью специалиста в читальном зале или самостоятельно.
